为使档案都能够安全有序的存放和利用，档案室每年及时接收各部门交来的档案并整理归档、电脑录入和台账录入，使档案工作规范化、明晰化，有利于日常工作的查阅利用。

查阅档案时，工作人员根据文件的年份和题名，在紫光档案系统中查询好目录号和案卷号，至档案室查阅。查阅后，需在《查阅档案登记簿》上填写完整查阅信息并签字。查阅无密级档案可以拍照、复印，涉密档案不得拍照、复印。

图1：档案室工作人员在紫光系统里查询档案编号

图2：档案室工作人员根据系统录入的编号找到需要的文件